Để môt sự kiện diễn ra suôn sẻ diễn ra hoàn hảo rất khó bởi có hàng trăm rủi ro có thể xảy ra với chương trình. Nhất là đối với những người mới bước vào nghề. Nó có thể xảy ra với nhân sự chạy chương trình hoặc bất kỳ yếu tố chủ quan hay khách quan nào tác động vào.
Rủi ro xuất hiện khi nào?
Não của người làm event lúc nào cũng phải căng như dây đàn vì những áp lực mà họ phải chịu, một chương trình evnet diễn ra thường được ví như một quả bom hẹn giờ, không ai có thể biết trước và lường trước được chuyện gì sẽ sảy ra.
- Ý tưởng Event bị thay đổi vào giờ chót
- Nhà cung cấp không giao hàng đúng thời gian quy định…
- Set-up hội trường chỉ trong một tiếng đồng hồ…
Nhóm rủi ro thường gặp?
Rủi ro do môi trường thiên nhiên có thể hiểu là các yếu tố bất thường về thời tiết xảy ra ngoài dự tính, ảnh hưởng đến khâu tổ chức khiến event có thể bất ngờ thành công hoặc thất bại, thậm chí ảnh hưởng đến tính mạng người tham dự.
Rủi ro về nhân lực: Đây là rủi ro xuất phát từ nhân sự tham gia tổ chức, gây ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi mặt của event bởi vì từng khâu trong event đều được hoàn thành dưới sự tác động của con người, do đó, mọi khâu trong Event đều có thể bị ảnh hưởng bởi nhân sự đang đảm trách .
Thời gian: Phân bổ thời gian không hợp lý, thời gian chuẩn bị ý tưởng quá dài, thời gian triển khai quá ngắn. Hoặc uớc lượng thời gian không phù hợp cho từng khâu trong quá trình tổ chức. Thời điểm tổ chức không phù hợp với mục đích Event.
Nhà cung cấp, nguồn lực tài chính: Nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu công việc. Ngoài ra còn có những rủi ro về tài chính. Rủi ro này cũng có thể coi là hệ quả của các rủi ro khác, như không có người tham dự, công ty không hoàn đủ vốn thì sẽ lỗ, có công ty còn phá sản.
Giải pháp quản lý rủi ro
Để tránh được những rủi ro người làm trong công tác tổ chức sự kiện trước tiên phải rút kinh nghiệm từ những rủi ro của những sự kiện trước. Cân bằng được yếu tố thời gia, con người và nguồn lực về tài chính sẽ giúp người làm event hạn chế được những rủi ro và tăng khả năng thành công của chương trình.
Cụ thể như sau:
Nhân sự tổ chức:
Giao việc cho những nhân sự có đủ khả năng, đào tạo những nhân sự hiểu rõ được các khâu của event, giúp họ nhanh cóng xử trí được những rủi ro xảy ra. Kiểm soát được chất lượng công việc như báo cáo hàng ngày hoặc hica nhỏ các cấp quản lý, kiểm soát chéo để đảm bảo chất lượng.
Về thời gian: Tiến hành một kế hoạch tốt và quyết tâm thực hiện theo kế hoạch đó.
Để có được kế hoạch này, ta cần:
- Hiểu rõ được toàn bộ nội dung công việc, các khâu cần thiết để tổ chức Event: khâu lên ý tưởng, triển khai, chạy thử, tổ chức và hậu event. Các phương pháp có thể dùng như brainstorming, sử dụng các checklist đã có và bổ sung các hạng mục cần thiết….
- Xác định được thứ tự ưu tiên các công việc, các hạng mục cần triển khai.
- Tuyệt đối không chủ quan: Luôn có thời gian và phương án dự phòng.
- Phân công rõ ràng, cụ thể và theo đúng timeline đã đặt ra để đảm bảo tiến độ công việc.
- Lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức.
Các nguồn lực về tài chính:
Cần có các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm về mảng tài chính. Kiểm soát tài chính, nguồn lực của công ty. Hãy trả tiền để mua về các giải pháp, hãy lựa chọn những nhà cung cấp uy tín, đã làm việc quen và hiểu ý chúng ta, như vậy sẽ rất dễ dàng để làm việc.
Trên đây là một vài rủi ro mà Cnn Media đã tích lũy được và đúc rút ra, hy vọng sẽ giúp ích được các bạn trẻ muốn đi theo ngành tổ chức sự kiện này.
Quý khách hàng khi có nhu cầu tổ chức hãy gọi ngay cho chúng tôi nhé, chắc chắn chúng tôi sẽ làm hài lòng quý khách hàng.
