Lễ khởi công, động thổ là một nghi thức thường xuyên trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và hầu như người làm sự kiện nào cũng trải qua những nghi lễ này. Tuy nhiên, để chuẩn bị tốt và đây đủ, cần hệ thống lại những hạng mục cần thiết để không bỏ sót chi tiết nào dẫn đến việc làm hỏng cả sự kiện.
Lễ khởi công, động thổ là một nghi thức thường xuyên trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và hầu như người làm sự kiện nào cũng trải qua những nghi lễ này. Tuy nhiên, để chuẩn bị tốt và đây đủ, cần hệ thống lại những hạng mục cần thiết để không bỏ sót chi tiết nào dẫn đến việc làm hỏng cả sự kiện.
Các hạng mục cơ bản
I. Trang trí đường dẫn vào nơi tổ chức Sự kiện :
1. Băng roll, Cờ chuối nhiều màu, Cờ phướn, cờ nheo.
2. Pano chỉ dẫn đường đi.
3. Biển công trình
II. Khu vực cổng chào – Lễ tân đón khách:
1. Cổng chào đón khách
2. Nhà sảnh đón khách
3. Bàn ( Quầy) Lễ tân đón khách và tặng quà
4. Hoa cài áo
5. Hàng rào danh dự
6. Biển chỉ dẫn : Phòng VIP, Khu vực Lễ tân, WC…
7. Máy phát điện và hệ thống điện
III. Khu vực họp lễ:
1. Nhà bạt làm nơi tổ chức họp lễ
2. Sân khấu lễ đài
3. Phông chính ( backdrop)
4. Bục phát biểu cho diễn giả, Phiên dịch, MC
5. Âm thanh phục vụ Sự kiện
6. Vách khu họp lễ
7. Thảm xanh trải nền
8. Thảm đỏ trải lối đi
9. Bàn, ghế cho khách VIP
10. Hoa tươi trang trí trên bàn VIP
11. Bảng tên trên bàn VIP ( Name card)
12.Nước phục vụ khách VIP
13. Ghế phục vụ Đại biểu
14. Bàn phục vụ nước cho Đại biểu
15. Cốc, nước phục vụ Đại biểu
16. Cây cảnh trồng chậu
17. Hệ thống thông gió, làm mát : Quạt Công nghiệp, Quạt phun sương hoặc hệ thống điều hòa.
IV. Khu vực Khởi công ( Động thổ)
1. Phông, Sân khấu phục vụ Khởi công ( Động thổ )
2. Dụng cụ thực hiện Nghi Lễ Khởi công ( Động thổ ):
- Thực hiện Nghi Lễ theo kiểu Truyền thống : Xẻng trang trí, Giá để xẻng, Mũ nhựa trắng logo, Găng tay, Khay để dụng cụ khởi công, Bàn để dụng cụ, Hộp cát trang trí
- Thực hiện Nghi Lễ kiểu khác : Bàn bấm nút Khởi công, hệ thống còi đèn
hoặc
- Kết hợp cả 2 kiểu
3. Pháo hoa lễ hội : Pháo tay hoặc máy bắn Pháo hoa
V. Giấy mời và phong bì
Các dịch vụ gia tăng
Tuỳ theo quy mô, mục đích Sự kiện có thể lựa chọn thêm các dịch vụ gia tăng sau:
1. Khu vực Trà & Café cho Đại biểu ( Coffe break)
2. Nhân sự phục vụ sự kiện:
- Người dẫn chương trình ( MC), Phiên dịch, Nhân viên an ninh, Lễ tân nữ ( phục vụ đón khách, họp Lễ, Nghi thức Khởi công )
3. Phòng VIP : Nhà bạt làm phòng chờ kh ách VIP, Hệ thống Bàn & ghế trong phòng VIP, Trang trí phòng VIP ( Hoa trên hệ thống bàn VIP, Cây cảnh trang trí trong phòng VIP,…) Trà & Café phục vụ khách VIP, Hệ thống quạt hoặc hệ thống điều hòa.
4. Quân nhạc
5. Múa Lân – Rồng
6. Trống hội
7. Văn nghệ phục vụ sự kiện : Ca sĩ, Ban nhạc
8. Chùm bóng lớn thả sau Sự kiện
9. Chùm bóng nhiều màu, Cờ nheo hoặc bóng màu bơm khí nhẹ
10. Khinh khí cầu đường kính 3m, gắn cờ nheo
11. Hệ thống máy chiếu ( Phim giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm…)
12. Các vách, Pano giới thiệu dự án, sản phẩm...
13. Dịch vụ Truyền thông : Quay phim, Chụp ảnh toàn bộ Sự kiện, Mời các cơ quan Thông tấn – Báo chí tham dự, Tổ chức họp báo, Tư vấn và viết Thông cáo báo chí, Phát sóng trên các đài truyền hình
14. Tổ chức tiệc chiêu đãi : Nhà bạt làm nơi tổ chức tiệc, Tiệc chiêu đãi ( Buffet hoặc tiệc ngọt theo thực đơn)
15. Quà tặng & in ấn : Túi giấy đựng quà tặng, Các loại quà tặng, Catalogue, các sản phẩm in và quảng cáo.
16. Nhà vệ sinh lưu động
17. Bình chữa cháy, Xe y tế lưu động trực Sự kiện
18. Xe máy Công trình, các loại trang trí xe máy công trình
19. San lấp mặt bằng
