Với sự “quen miệng” cuả một bộ phận người làm chương trình, họ quen gọi Hội nghị khách hàng hay lễ hội nào đó mới là: “làm Event” còn các sự kiện khác thì không. Có lẽ ngay từ cách gọi này cũng cho thấy ít nhiều sự thiếu chuyên nghiệp của một số tổ chức góp phần vào sự lộn xộn của cả vấn đề văn hoá thuật ngữ trong xã hội.
Sự kiện là gì?
Một live show ca nhạc, một giải đấu Thể thao, một Lễ hội, một hội nghị khách hàng, một lễ động thổ, một buổi lauching, một Opening Promotions, những buổi thuyết trình đào tạo…Tất cả những gì có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm nói lên một mục đích nào đó của chủ nhân sự việc khi huớng tới đối tượng của họ. Tất cả những yếu tố trên đều là Event - Sự kiện cho dù quy mô nó lớn hay nhỏ, ít hay nhiều.
Nghề tổ chức sự kiện là gì?
Đó là công việc góp phần quảng bá cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những chương trình sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu học hỏi kinh nghiệm với bạn hàng, đối tác,công ty bạn, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy trao đổi thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho các doanh nghiệp.
Những kĩ năng tổ chức sự kiện cần có :
Định hướng tổ chức sự kiện:
- Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị.
- Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp.
- Đặt mục tiêu cụ thể.
- Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng.
- Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày.
- Quảng bá sự kiện
- Thiết lập và theo sát các mối liên hệ.
- Nhân lực là yếu tố quan trọng.
- Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh.
Quy trình tổ chức sự kiện:
- Hình thành chủ đề cho sự kiện
- chương trình, tạo sản phẩm event trên giấy tờ, gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng.
- Hoạch định: phải hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event.
- Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
- Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
- Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho : dọn dẹp nơi tổ chức , sữa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp , bảo quản kho….
- Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cải thiện lĩ năng tổ chức sự kiện.
Mọi điều nêu trên là những kĩ năng tổ chức sự kiện cần có mà chúng tôi muốn chia sẻ cho các bạn.
CNN Media tự hào là công ty tổ chức sự kiện, công ty event tại Hà Nội giá siêu rẻ, uy tín chất lượng hàng đầu. Chúng tôi được thành lập với mục tiêu đặt ra là mang đến cho khách hàng những “ DỊCH VỤ CHUYÊN NGHIỆP ” nhất. CNN media với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm cùng các nhân viên năng động, sáng tạo luôn đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
